Operations · Property management

ระบบบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์สำหรับเอเจนซี่ไทย: ต้องมีอะไรบ้าง

เอเจนซี่ส่วนใหญ่ไม่ได้ขาดทรัพย์ แต่ขาดที่เดียวที่รวมตัวทรัพย์ เจ้าของ คนที่ถามเข้ามา และสัญญาที่ปิดดีลไว้ด้วยกัน นี่คือหน้าที่ของระบบบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์

Property management ในมุมของเอเจนซี่

คำนี้มีสองความหมาย นิติบุคคลอาคารชุดและผู้จัดการอาคารดูแลงานซ่อม ค่าส่วนกลาง และการบำรุงรักษา ส่วนเอเจนซี่ดูแลฝั่งการค้า คือรับทรัพย์จากเจ้าของ ทำการตลาด จับคู่กับลูกค้า และปิดการขายหรือการเช่า บทความนี้พูดถึงงานแบบที่สอง ซึ่งเป็นจุดที่เอเจนซี่ไทยเสียเวลาและเสียดีลมากที่สุด

งานนี้ใช้ข้อมูลหลักห้าชุด:

1. ทรัพย์ — ห้องหรือบ้าน พร้อมฟิลด์สำหรับตลาดไทย เช่น โครงการ โซน สถานี BTS/MRT สถานะกรรมสิทธิ์ (ฟรีโฮลด์หรือลีสโฮลด์) โควต้าต่างชาติ ราคาขายหรือค่าเช่า
2. เจ้าของ — ใครเป็นเจ้าของ ติดต่ออย่างไร และตกลงอะไรไว้ (ฝากขายแบบ exclusive หรือไม่ ราคาที่ต้องการ ค่าคอม)
3. ลูกค้า — ผู้ซื้อและผู้เช่า งบประมาณ โซนที่สนใจ และประวัติกับเอเจนซี่
4. คำถาม — ทุกข้อความที่เข้ามา ส่วนใหญ่มาทาง LINE ผูกกับทรัพย์และลูกค้าที่ถาม
5. สัญญา — สัญญาจอง สัญญาซื้อขาย สัญญาเช่า และสัญญา Co-Broker พร้อมวันที่ คู่สัญญา และลายเซ็น

ทำไม Excel และกลุ่ม LINE ถึงไม่พอ

ถ้ามีสิบทรัพย์ Excel กับกลุ่ม LINE ยังพอใช้ ปัญหาเริ่มเมื่อข้อมูลเดียวกันอยู่หลายที่ เจ้าของแจ้งเปลี่ยนราคาในแชต แต่ในชีตยังเป็นราคาเดิม เอเจนต์สองคนตอบคำถามเดียวกัน สัญญาเช่าหมดอายุแต่ไม่มีใครรู้จนเจ้าของโทรมาถาม ปัญหาเหล่านี้ไม่ได้เกิดจากความประมาท แต่เกิดเพราะข้อมูลทรัพย์ เจ้าของ ลูกค้า และสัญญาแยกกันอยู่คนละเครื่องมือ

ระบบบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์แก้ปัญหานี้ด้วยการให้ตัวทรัพย์เป็นศูนย์กลาง เปิดคอนโดหนึ่งห้องแล้วเห็นเจ้าของ คำถามที่เข้ามา ลูกค้าที่คัดไว้ และสัญญาทั้งเก่าและปัจจุบัน

ข้อมูลแต่ละชุดควรเก็บอะไร

ทรัพย์

กรอกประกาศครั้งเดียวแล้วใช้ได้ทุกที่ ข้อมูลทรัพย์ใน DevProp มีมากกว่า 24 ฟิลด์ที่ออกแบบสำหรับตลาดไทย ข้อมูลชุดเดียวกันใช้ทั้งในลิงก์ที่ส่งให้ลูกค้า โพสต์และวิดีโอที่ AI สร้าง และเอกสารที่ออกจากระบบ โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ

เจ้าของ

ข้อมูลเจ้าของควรเก็บช่องทางติดต่อ ทรัพย์ที่เขาเป็นเจ้าของ และเงื่อนไขที่ตกลงกัน ถ้าเจ้าของคนหนึ่งฝากทรัพย์ไว้สามห้อง คุณควรเห็นทั้งสามห้องจากหน้าจอเดียว ไม่ต้องไล่หาในสามแชต

ลูกค้าและคำถาม

ในไทย ข้อความแรกมักมาทาง LINE Official Account DevProp เชื่อมกับ LINE ผ่าน Messaging API webhook อย่างเป็นทางการ ทุกคำถามจึงเข้ามาใน CRM ผูกกับลูกค้า และผูกกับทรัพย์เมื่อรู้ว่าถามถึงห้องไหน ไม่ต้องพึ่งเอเจนต์คัดลอกแชตลงชีต

สัญญา

สัญญาซื้อขาย สัญญาเช่า สัญญาจอง และสัญญา Co-Broker กรอกข้อมูลจาก CRM อัตโนมัติ ส่งออกเป็น PDF และลงนามอิเล็กทรอนิกส์ได้ ลายเซ็นเป็นไปตาม พรบ.ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 พร้อมบันทึกเวลาของคู่สัญญาทุกฝ่าย เมื่อสัญญาใกล้หมดอายุ ทีมจะได้รับแจ้งเตือน ไม่ต้องรอให้เจ้าของโทรมาบอก

สิ่งที่ต้องมีสำหรับตลาดไทย

• โควต้าต่างชาติ 49% — การขายคอนโดให้ชาวต่างชาติ ระบบควรตรวจโควต้าที่เหลือก่อนรับจอง ไม่ใช่หลังจากนั้น
• PDPA — ข้อมูลเจ้าของและลูกค้าเป็นข้อมูลส่วนบุคคล การเก็บความยินยอมและคำขอของเจ้าของข้อมูล (เข้าถึง แก้ไข ลบ) ควรอยู่ในระบบเดียวกัน
• ค่าคอมมิชชั่น — ส่วนแบ่งของบริษัทและเอเจนต์ ส่วนแบ่ง Co-Agent และผู้แนะนำ พร้อมคำนวณ VAT 7% และภาษีหัก ณ ที่จ่าย 3% จากสัญญาที่ปิด

สิ่งที่ระบบไม่ควรอ้างว่าทำได้

ระวังเครื่องมือที่สัญญาว่าทำได้ทุกอย่าง DevProp ไม่ใช่โปรแกรมบัญชี ไม่ใช่ ERP ก่อสร้าง และไม่ใช่ระบบแจ้งซ่อม เราดูแลทรัพย์ เจ้าของ ลูกค้า คำถาม สัญญา และค่าคอมของเอเจนซี่ ถ้าต้องทำบัญชีหรือจัดการงานซ่อมด้วย ให้ใช้เครื่องมือเฉพาะทางแยกต่างหาก แต่ละระบบทำหน้าที่ของตัวเองให้ดี

ทดสอบระบบให้จบใน 2 สัปดาห์

1. นำเข้าทรัพย์จริง 20 รายการพร้อมข้อมูลเจ้าของ
2. ให้คำถามจาก LINE หนึ่งสัปดาห์ไหลเข้าระบบ แล้วตรวจว่าทุกข้อความไปถึงทรัพย์และลูกค้าที่ถูกต้อง
3. ร่างและลงนามสัญญาเช่าจริงหนึ่งฉบับจากข้อมูลใน CRM
4. ถามทีมว่า มีใครต้องพิมพ์ราคา ชื่อ หรือวันที่ซ้ำไหม ถ้ามี แปลว่าระบบยังไม่ได้ทำหน้าที่ของมัน

ดูวิธีทดสอบแบบละเอียดได้ที่ ทดลอง CRM แบบ side-by-side 14 วัน